הקמת מחלקה משפטית – טיפים ליועץ המשפטי

הקמת מחלקה משפטית – טיפים ליועץ המשפטי!

(הניסוח בלשון זכר אך פונה לשני המינים)

במאמרי הקודם התקמדתי בהקמת מחלקה משפטית מנקודת מבטם של הפאונדרים ובעלי החברה שנדרשים לראשונה להחליט על גיוס יועץ משפטי לחברה. במאמר שלהלן אתמקד בטיפים ועצות זהב ליועץ משפטי בבואו להקים מחלקה משפטית בחברה.

מנסיון עשיר כיועצת משפטית בחברות כשבאמתחתי כהונה כיועצ ת משפטית בחברות פנימיות וציבוריות, והקמה של שתי מחלקות משפטיות מהיסוד אשמח לחלוק עמכם את שני הסנט שלי איך לעשות זאת בצורה נכונה ויעילה!

הגיע הרגע המיוחל ולאחר חיפוש קדחתני מצאת את משר ת החלומות שתקדם אותך ל שלב הבא בקריירה שלך – הפעם אתה נדרש להקים מחלקה משפטית מהיסוד בחברה אליה אתה מצטרף . אתה בלחץ, חששות והתרגשות – הגיע הזמן למנף את כל הרגשות האלה לעשייה ותהליך מובנה, במאמר הבא נלמד בדיוק איך לעשות את זה נכון ומדוייק!

1. יצירת קשר עם מחלקת משאבי אנוש – התקבלת לתפקיד, יש כבר תאריך תחילת עבודה, על מנת לשדר רצינות ומקצועיות אני מציעה להכין את השטח ועוד לפני התחלת עבודתך לבקש ממחלקת משאבי אנוש חומרים על מבנה החברה, שמות ותפקידי חברי ההנהלה ומנהלי המחלקות ולקבוע איתם פגישה הכרות אישית במהלכה תכיר את התפקיד של כל אחד מאותם הגורמים , את ההתמשקות שלהם למחלקה המשפטית והצרכים שלהם מהיועץ המשפטי.

2. סדר ומהפכות – בואו נשאיר אותם למהפכנים! נכנסת לחברה, תנשום, תלמד, תפנים את המרקם האנושי והכי חשוב תלמד את התרבות האירגונית. אף חברה, מקל וחומר חברה שמעולם לא היה לה יעוץ משפטי פנימי, לא מעוניינת לשמוע על ההתחלה כמה המצב שלה קשה ואיזה מהפכות צריך ל בצע בה ולכן אני מציעה לצפות וללמוד במשך כחודשיים איך החברה מתנהלת במקביל להכין רשימות עם השינויים הנדרשים, לבחור את התהליכים הכי קרדינליים שמצריכים שינוי ולמצוא את הזמן הנכון להכות בברזל.

3. פגישה עם משרד עו"ד המלווה – פגישה יקרה מפז! בהנחה שהחברה בה התחלת לעבוד, התנהלה בצורה נכונה עוד לפני גיוסך לתפקיד, ליווה אותה משרד עורכי דין בעבודתה השוטפת, זה הזמן להפוך את אותו עו"ד חיצוני לחברך הטוב, בידיו מידע רב, הסכמים, נהלים ובעיקר טיפים על התנהלות מול גורמי המפתח בחברה.

4 .היקף העבודה הצפוי - בחינה מול כל מחלקה בחברה, מהם הצרכים שלה תשקף לך את היקף העבודה הצפוי, נתון שישליך האם בעתיד הקרוב או הרחוק אתה תישאר בגפך או תצא לגיוס יועצים משפטיים נוספים למחלקה המשפטית בראשותך.

5. תיאום ציפיות – "הבאנו אותך כדי להוריד את עלות הריטיינר של משרד עו"ד החיצוני", מי מאיתנו לא שמע את המשפט הזה, משפט שמשקף את השאיפה של מנכ"ל החברה והפאונדרים לצמצם את העלויות, חשוב מאד להעמיד את הדברים על דיוקם ויפה שעה אחת קודם. כאשר יועץ משפטי מקים מחלקה משפטית בצורה נכונה וראויה הוא לרוב יגלה שמתחת לכל אבן שהוא מרים יש בורות עמוקים שיש להסדיר אותם והחברה בכלל לא ידעה או חשבה על קיומם. ולכן חשוב לתאם ציפיות, הריטיינר עם משרד עו"ד החיצוני לא רק שלא ירד בחודשים הראשונים הוא אף עלול לגדול ולו מהסיבה שרק יועץ משפטי פנימי יכול לעשות עבודה יסודית ולהבין מהן החשיפות שיש לחברה שלא טופלו בשל העובדה שהחברה היתה ללא יועץ משפטי פנימי.

6. נהלים נהלים נהלים – נהלי החברה הינם נגזרת של סוג החברה – ציבורית או פרטית ושל תחום עיסוק החברה. לדוגמא: בחברות ציבוריות – ידרש היועץ המשפטי להכין נהלי אכיפה מנהלית שאינם נדרשים בחברה פרטית. יחד עם זאת יש נהלים גנריים שלרוב ידרשו במרבית החברות )בהתאם לגודלן( קרי נהלים בדבר הטרדה מינית לרבות פרסום תקנון )בהתאם לגודל החברה(, נהלים להתקשרות עם ספקים, גיוס עובדים, עריכת שימוע ופיטורים, נהלי אבטחת מידע והגנת פרטיות ועוד ועוד נהלים שהמטרה שלהם היא בעיקר לייצר ס דר ולהמנע מכאוס וחלילה סנקציות מאי עמידה ברגולציות השונות .

7. זכויות חתימה – ככל שהחברה התנהלה יותר זמן ללא ייעוץ משפטי פנימי כך הצורך לחדד את ההתנהלות בנושא זכויות חתימה יהיה גדול יותר - חשוב להבהיר לכלל עובדי החברה שקיים איסור גורף לחתום בשם החברה על מסמכים מכל סוג ו שכל מסמך שדורש חתימת החברה, אמור לעבור דרך היועץ המשפטי שינחה מי הם האורגנים המורשים של החברה להלן , "מורשי החתימה", בהתאם לזכויות החתימה של החברה.

8. הטמעת שינויים ועובדי חברה – קח בחשבון שלהטמיע תהליכים ונהלים תהיה משימה לא פשוטה. העובדים בחברה ככל הנראה התרגלו לעבוד ללא נהלים ופרוצדורות והם רואים בך האיש שיערים עליהם קשיים בין אם זה בהתקשרות עם לקוח, ספק או אפילו בגיוס או סיום העסקה של עובד. תזכור כיועץ משפטי תפקידך להנגיש את החוק, לשקף את המשמעות שלו ב אותה סוגיה, להציע את המלצתך ולשקף את החשיפה ככל והמלצתך לא תאומץ ולפעמים מהי החשיפה גם אם המלצתך תאומץ (מה לעשות? ! החיים הם לא שחור או לבן). אל תכנס להתנצחויות מיותרות ! כל עוד הבהרת שחור על גבי לבן את ההמלצה שלך והשלכותיה זוהי כבר אחריותו של מקבל ההחלטה אם הוא לא מאמץ את ההחלטה.

מוזמנים להגיב ולשתף את העצות והמחשבות שלכם!

שרון יאורי, עו"ד

יועצת משפטית ראשית קבוצת פריוריטי יועצת לחברות ויועצים משפטיים להקמת מחלקות משפטיות

Ysharon100@gmail.com

אם בא לכם להתייעץ תרגישו חופשי ליצור עמי קשר